Законодательно не установлена обязанность введения номенклатуры. Законодательно установленная обязанность есть только у государственных гражданских служащих (О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ). В Трудовом кодексе Российской Федерации такой обязанности нет.
Номенклатуру каждая организация разрабатывает и утверждает самостоятельно под свои нужны.
Номенклатура может быть общей с включением в нее номенклатуры по отделам. А может быть номенклатура общего делопроизводства, а номенклатура по отделам у каждого своя.
Для начала нужно постараться взять во внимание, какие планы у организации по своему развитию и так скажем масштабированию.
Зачастую небольшие компании не хранят отдельно приказы по видам, личные карточки и т.д. Формируют личное дело и подшивают в личное дело все, что касается сотрудника и приказы в том числе.
Но, лучше разработать и утвердить номенклатуру, а также разработать регламент или положение о порядке ведения кадрового документооборота, где будет отражен, в том числе порядок формирования и ведения личных сотрудников.
Переделывать потом будет сложнее, чем делать сразу правильно, это также экономия времени в поисках нужного документа, тем более, что сотрудники ответственные за документооборот иногда увольняются.
Пример номенклатуры:
1. Кадровое делопроизводство
1.1. Приказы по основной деятельности
1.2. Приказы по личному составу
1.2.1. Приказы о приеме работника на работу
1.2.2. Приказы о прекращении трудового договора с работником
1.2.3. Приказы о переводе работника на другую работу
1.2.4. Приказы о предоставлении ежегодного отпуска работнику
1.2.5. Приказы о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
1.2.6. Приказы о направлении работника в командировку
1.3. Личные карточки Т2
1.4. Личные дела сотрудников
1.5. Архив личных дел (уволенные сотрудники )
1.6. Штатное расписание
1.7. Локальные нормативные акты
2. Воинский учёт
2.1. Руководящие документы
2.2. Форма 18, отчётность
2.3. Карточки военнообязанных граждан
2.3.1. Офицерский состав
2.3.2. Рядовые, ефрейторы, сержанты, матросы, старшины
2.4. Сведения о трудоустройстве
2.5. Сведения об увольнении
2.6. Сведения для сверки
2.7. Журналы, листки сообщений, направления, уведомления

Здесь стоит отметить, что номенклатура участка по воинскому учету может значительно отличаться. Некоторые военные комиссариаты требовательно относятся к номенклатуре воинского учета и устанавливают ее самостоятельно.
Полезно перед разработкой номенклатуры изучить Правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Федерального Архивного агентства от 31 июля 2023 г. №77). В Правилах есть много методических рекомендаций по документам, а также образцы самих документов.

Основной перечень документов, хранящихся в личном деле:
1. Титульный лист и/или внутренняя опись документов
2. Заявление о приеме на работу
3. Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве
4. Трудовой договор и дополнительные соглашения к трудовому договору
5. Характеристики и письма от прежних работодателей
6. Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы
7. Копии приказов, изданных по личному составу, относящихся к данному сотруднику
8. Данные об аттестации
9. Данные медосмотров
10. Согласия, обязательства и пр.
11. Другие документы
Не хранятся вообще, тем более в личном деле это конечно копии личных документов сотрудников, это персональные данные (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных»).
Если есть необходимость хранить, например, документы об образовании, так как это какой-нибудь медицинский работник, то с работника нужно взять дополнительное согласие.
Личное дело может быть в папке-скоросшивателе, а может быть в файле, кому как удобнее.

Эти два понятия часто путают. Причем путают и руководители, и специалиста и работники тоже.
Совместительство регулируется главой 44 ТК РФ. А понятие раскрывает статья 282 ТК ФР.
Ст. 60.2 ТК РФ раскрывается, что такое совмещение. Совмещение – это дополнительная работа по другой и такой же профессии за дополнительную плату.
Нюансы:
·Совместительство может быть внешним и внутренним. Если мы говорим про своего штатного сотрудника, то это конечно внутреннее совместительство.Совместительство это всегда дополнительный прием в базе, всегда сдача отчетности ефс-1, начисление заработной платы и т.д. Совместительство это отдельное личное дело с комплектом документов по трудоустройству сотрудника.

·Совмещение должностей не может быть внешним, совмещение это всегда внутренний процесс. Это работа поручаемая сотруднику дополнительно. При совмещении должностей нет дополнительного сотрудника в информационной базе и нет отдельного личного дела.

·Основной нюанс при совместительстве, что это работа в свободное от основной работы время. То есть если у вас сотрудник на должности секретарь, и вы его трудоустраиваете по совместительству на должность менеджер, то осуществлять свою трудовую функцию по должности менеджер он должен после своей основной работы секретарем. На практике часто сотрудника принимают по совместительству, а трудовую функцию он осуществляет как по совмещению, то есть как дополнительную работу. В основном это делается для той самой «записи в трудовой», то есть подтверждения трудового стажа и навыков. Такое исполнение трудовой функции не критично, но конечно есть риски для сторон.

·Совмещения, что это дополнительная работа, запись в трудовой книжке о совмещении должностей мы не делаем.

·Совмещение должностей может быть временным или постоянным. Пока вы находитесь в поисках нового сотрудника, можете поручить дополнительную работу другому сотруднику. Например, у медицинского персонала очень распространено совмещение должностей. Например, врач-акушер-гинеколог, имея дополнительную квалификацию врача ультразвуковой диагностики, может осуществлять оба функционала на приеме пациента и это и будет как раз совмещение должностей.

·Совмещение должностей можно оформить с даты трудоустройства сотрудника, при его письменном согласии и наличии необходимой квалификации, если исполнение трудовой функции при совмещении того требует.

·Доплата за совмещение должностей обязательна (ст. 60.2 ТК РФ). Размер доплаты законодательно не установлен. Размер доплаты может быть установлен по договоренности сторон.

·Не забудьте, что наличие должности в штатном расписании, которая поручается в виде дополнительной работы и оформляется как совмещение, обязательна.

·Совмещение должностей можно оформлять как с работником по основному месту работу, так и с работником по совместительству, запрета законодательства нет.

·Дополнительную работу по такой же должности оформить совмещением должностей тоже можно. Можно при увольнении одного программиста, поручить дополнительную работу второму программисту.

·Специальная оценка условий труда или СОУТ. Если в штатном расписании должность, которая поручается нескольким специалистам в качестве совмещения должностей, а отдельного сотрудника нет на этой должности, специальную оценку условий труда по данной должности все-равно необходимо сделать.

·Какой объем дополнительной работы можно поручать при совмещении должностей. Совершенно точно дополнительной работы объемом в полную ставку быть не может. На то она и дополнительная работа. Вы можете установить объем списочно функционалом или определить размер ставки, например 0,1 ставки или 0,25.

·Вредные условия труда. Законодательство запрещает принимать на работу по совместительству на должность с вредными условиями труда, при условии, что основному месту также есть вредные условия труда (ст. 282 ТК РФ). Про совмещение запретов в законодательстве нет. Но если по должности, которая будет поручаться в виде дополнительной работы, установлены вредные условия труда, то необходимо также производить доплату за вредные условия труда и при совмещение должностей (письмо Минтруда России от 25.10.2023 № 15-1/ООГ-4825).

·Если сотрудник уходит в отпуск, а его работа передается другому сотруднику, это тоже совмещение должностей.

·Необходимые документы по совмещению - письменное согласие с работника на совмещение должностей, приказ о дополнительно поручаемой работы, дополнительное соглашение к трудовому договору.

·Сотрудник имеет право отказаться от совмещения должностей, а работодатель имеет право досрочно отменить дополнительную работу на основании заявления за три рабочих дня.